Privacyverklaring - K055

Privacyverklaring

Privacy beleid Algemene Verordening Gegevensbescherming Stichting Oranjefeesten Apeldoorn

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen in een bestand bewaren. Deze verordening is bedoeld om burgers inzicht en rechten te geven ten aanzien van het verzamelen, verwerking en gebruik van persoonsgegevens door derden en de bescherming tegen gebruik zonder toestemming van deze gegevens.

Als Stichting Oranjefeesten Apeldoorn ontvang wij persoonsgegevens van bijvoorbeeld vrijwilligers, amateurartiesten en ondernemers. Daarom valt ook onze Stichting binnen deze verordening.

Algemeen

Onder persoonsgegevens wordt verstaan elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat (combinatie van) informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.

Voorbeelden van persoonsgegevens zijn:

1. Naam, woonadres, telefoonnummer, e-mailadres, foto’s.

2. Nummer paspoort/Identiteitsbewijs

3. Bankrekeningnummer.

Gebruik persoonsgegevens

Vrijwilliger

Gegevens: NAW, telefoonnummer en emailadres, leeftijd en voorkeurdagdeel inzet

Gebruik: planning inzet en correspondentie met vrijwilliger

Verspreiding: aanmelding vindt plaats via inschrijfformulier website. Bij inschrijving gaan gegevens rechtstreeks naar het Stichting email adres van het coördinerend bestuurslid/programmamaker en vindt opslag plaats bij de host (MAX.nl).

Op Koningsdag vindt registratie plaats van feitelijke inzet en registratie van ontvangen vergoeding (handtekening voor ontvangst). Na afloop van Koningsdag gaat de registratie naar de penningmeester voor controle en opleg t.b.v. de financiële verantwoording. Max.NL (host) slaat de gegevens tijdelijk op, vernietiging van de inschrijfgegevens uiterlijk 1 maand na Koningsdag.

Amateurartiest

Gegevens: NAW, telefoonnummer en emailadres, artiestennaam, aantal artiesten en act.

Gebruik: planning inzet en correspondentie met amateurartiest.

Verspreiding: aanmelding vindt plaats via inschrijfformulier website. Bij inschrijving gaan gegevens rechtstreeks naar het Stichting email adres van het coördinerend bestuurslid/programmamaker en vindt opslag plaats bij de host (MAX.nl). Op Koningsdag vindt registratie plaats van feitelijke inzet en registratie van ontvangen vergoeding (handtekening voor ontvangst). Na afloop van Koningsdag gaat de registratie naar de penningmeester voor controle en opleg t.b.v. de financiële verantwoording. Max.NL (host) slaat de gegevens tijdelijk op, vernietiging van de inschrijfgegevens uiterlijk 1 maand na Koningsdag.

Oranjebazaar

Gegevens: NAW, telefoonnummer en emailadres, beschrijving handelswaar, aantal kramen, eventuele aansluiting 220 V en akkoord Reglement.

Gebruik: planning inzet, opstellen rekening en correspondentie met kraamhouder. Verspreiding: aanmelding vindt plaats via inschrijfformulier website. Bij inschrijving gaan gegevens rechtstreeks naar het Stichting email adres van het coördinerend bestuurslid/programmamaker en vindt opslag plaats bij de host (MAX.nl). Op basis van de inschrijving ontvangt de kraamhouder een rekening van de penningmeester. Na afloop van Koningsdag blijft de registratie bij de penningmeester voor controle en opleg t.b.v. de financiële verantwoording. Max.NL (host) slaat de gegevens tijdelijk op, vernietiging van de inschrijfgegevens uiterlijk 1 maand na Koningsdag.

Ondernemers

Gegevens: NAW, telefoonnummer en emailadres, eventueel bedrijfsnaam, KvK nummer, voorkeur voor standplaats, elektriciteit, informatie over kraam en handelswaar en akkoord Voorwaarden. Gebruik: planning inzet, controle inschrijving KvK, opstellen rekening en correspondentie met ondernemer

Verspreiding: aanmelding vindt plaats via inschrijfformulier website. Bij inschrijving gaan gegevens rechtstreeks naar het Stichting email adres van coördinerend bestuurslid/programmamaker en vindt opslag plaats bij de host (MAX.nl). Op basis van de inschrijving ontvangt de ondernemer een rekening van de penningmeester. Na afloop van Koningsdag blijft de registratie bij de penningmeester voor controle en opleg t.b.v. de financiële verantwoording. Max.NL (host) slaat de gegevens tijdelijk op, vernietiging van de inschrijfgegevens uiterlijk 1 maand na Koningsdag.

Contact Gegevens: naam, emailadres en bericht

Gebruik: correspondentie met vragensteller Verspreiding: invullen vindt plaats op contactpagina van de website. Na invullen en verzenden van de vraag gaat deze rechtstreeks naar het Stichting email adres van coördinerend bestuurslid/programmamaker en vindt opslag plaats bij de host (MAX.nl). Na beantwoorden of doorsturen vraag naar verantwoordelijk bestuurslid vindt voor evaluatiedoeleinden opslag plaats van de ontvangen vraag en het eventuele antwoord. Max.nl (host) slaat de gegevens tijdelijk op, vernietiging van de inschrijfgegevens uiterlijk 1 maand na Koningsdag.

Foto’s

Gegevens: tijdens Koningsdag maakt een fotograaf in opdracht van de Stichting foto’s van het evenement.

Gebruik: voor publicatie op Facebook en de website k055.nl

Verspreiding; publiek door plaatsen op website (k055.nl) en/of Facebook, Twitter en Instagram. Intern is afgesproken om voornamelijk overzichtsfoto’s te gebruiken bij publicatie op sociale media. De website is in beheer bij Max.nl (host). Een bestuurslid is verantwoordelijk voor de inhoud (content) van de website en Facebook, Twitter of Instagram. Mocht iemand die zichtbaar is op een foto tegen het gebruik ervan bezwaar maken dan zullen we deze direct verwijderen.

Artiesten

Gegevens: NAW, telefoonnummer en emailadres, artiesten naam, omschrijving act.

Gebruik: planning inzet, correspondentie met artiest, verwerken overeenkomst en factuur, gebruik op website, Facebook, LED krant (artiestennaam en act).

Verspreiding: Coördinerend bestuurslid/programmamaker en de artiest maken afspraken over de deelname aan Koningsdag. De artiest levert persoons- en andere relevante gegevens aan voor de overeenkomst. De artiest stemt in al dan niet in met publicatie van de act (krant, website, Facebook, Twitter of Instagram). Na Koningsdag ontvangt de penningmeester de factuur. Deze blijft bij de penningmeester voor controle, uitbetaling en opleg t.b.v. de financiële verantwoording.

Leveranciers (bedrijven die in opdracht producten of diensten leveren)

Gegevens: NAW, telefoonnummer, emailadres, KvK nummer, bedrijfsnaam

Gebruik: correspondentie en verwerking in de leveringsovereenkomst en facturering

Verspreiding: Bestuursleden/programmamakers benaderen bedrijven voor het leveren van producten of diensten. Leverancier en Stichting stellen op basis van gemaakte afspraken een overeenkomst op. Na Koningsdag ontvangt de penningmeester de factuur. Deze blijft bij de penningmeester voor controle, uitbetaling en opleg t.b.v. de financiële verantwoording.

Rechten

Personen waarvan de Stichting de persoonsgegevens heeft genoteerd hebben het recht tot inzage van deze gegevens. Een verzoek hiertoe kan men indienen bij de secretaris Stichting Oranjefeesten Apeldoorn (secretaris@k055.nl)

Klachten

Indien de persoon waarvan de Stichting persoonsgegevens heeft genoteerd een klacht heeft over de wijze waarop de Stichting met zijn/haar gegevens omgaat, dan kan men een klacht indienen bij de toezichthouder persoonsgegevens, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalekken

De Stichting is verplicht alle datalekken intern te documenteren en te melden aan de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verwerkersovereenkomst

In een Verwerkersovereenkomst worden afspraken gemaakt over de omgang met persoonlijke gegevens tussen het VP de opdrachtgever en gegevens verantwoordelijke. Voor diverse activiteiten is aanmelden via de website verplicht. De webhost (MAX.nl) slaat de ontvangen persoonsgegevens op en stuurt deze door naar het coördinerende bestuurslid voor gebruik. Met MAX.nl is een Verwerkingsovereenkomst opgesteld over het beheer en vernietigen van de ontvangen persoonsgegevens.

Beveiliging en opslag persoonsgegevens

Binnen de Stichting zijn bestuursleden/programmamakers verantwoordelijk voor de organisatie van de te voren vastgestelde activiteiten. Zij treden hiervoor op als coördinerend bestuurslid/programmamaker. De coördinerende bestuursleden/programmamakers ontvangen informatie over de aangeleverde persoonsgegevens voor zover dit vanuit hun taak als coördinerend bestuurslid/programmaker noodzakelijk is. Zij ontvangen deze informatie op hun Stichtings- of privé emailadres, of telefonisch of via de post. Zij zijn in persoon verantwoordelijk voor het beheer en gebruik van deze gegevens voor het doel waarvoor ze zijn aangeleverd. Bij beëindiging van hun activiteiten binnen het bestuur stellen zij hun papieren en elektronische administratie beschikbaar of aan hun opvolger, anders aan de secretaris van de Stichting.

Behandelaars persoonsgegevens

Binnen de Stichting zijn de bestuursleden/programmamakers bevoegd tot de behandeling van persoonsgegevens gerelateerd aan hun taak binnen het bestuur. De behandeling van de persoonsgegevens van de bestuursleden/programmamakers vindt plaats door de secretaris van de Stichting.